timbangan

evin Brimhall didirikan JFD Kinerja Solusi pada tahun 2003 untuk 1) bantuan perusahaan menyelaraskan orang dan proses mereka dengan tujuan mereka untuk mencapai hasil yang lebih baik dan 2) membantu individu mencapai lebih dari potensi mereka. Fokus kami adalah pada kinerja tim dan individu, pengembangan bisnis dan efektivitas organisasi ... membantu perusahaan mencapai keunggulan menguntungkan dan pelanggan-difokuskan untuk bersaing dalam lingkungan yang berubah dengan cepat. Ini semua tentang membantu orang berhasil, dan ketika mereka melakukannya, begitu juga bisnis mereka.

Mendelegasikan merupakan elemen penting dari pekerjaan apa pun manajer, dan sering muncul sebagai daerah pertanyaan dan frustrasi untuk klien saya. Ketika dilakukan dengan benar, mendelegasikan memberikan manfaat nyata bagi semua orang yang terlibat. Selesai buruk, atau tidak sama sekali, itu dapat membuat situasi tidak efektif bahkan lebih buruk.

Jadi, apa yang delegasi? Delegasi melibatkan mempercayakan orang lain dengan tugas yang delegator tetap bertanggung jawab. Meskipun mendelegasikan membutuhkan waktu untuk mengatur, memprioritaskan dan mengelola, manajer yang menghindari itu akan tampak tidak teratur, akan bekerja dengan jam kerja yang berlebihan, dan proses dasar dapat dirusak oleh buruknya kualitas kerja, kemacetan, dan tenggat waktu tidak terjawab, mempengaruhi kinerja secara keseluruhan.

Ketika dilakukan dengan benar, manajer meningkatkan waktu untuk tugas-tugas manajerial penting dan staf merasa termotivasi dan lebih percaya diri sebagai tanggung jawab mereka dan kompetensi tumbuh.

Hambatan mendelegasikan seringkali didasarkan pada ketidakamanan seorang manajer dan ketidakpercayaan. Seorang Manajer:

sering lebih efisien di banyak tugas dari staf mereka atau hanya mungkin ingin hal yang harus dilakukan "dengan cara mereka"
mungkin merasa terlalu sibuk dan bahwa mereka tidak memiliki waktu untuk benar mendelegasikan
mungkin merasa bahwa staf mereka terlalu berpengalaman atau tidak cukup kompeten
mungkin tidak ingin membebani staf sudah sangat sibuk
mungkin merasa tidak nyaman menyerahkan kontrol langsung atas hasil tugas
mungkin takut bahwa delegasi akan melakukan dengan baik sehingga mereka akan menantang posisinya sendiri
mungkin takut "kehilangan" bagian dari pekerjaan mereka, sehingga mengurangi sendiri pentingnya dan pekerjaan keamanan mereka
Seperti yang Anda lihat, ada banyak hambatan untuk mendelegasikan. Untuk membantu mengatasi hambatan tersebut dan menjadi delegator efektif, manajer:

tidak harus merasa tidak aman
memiliki kepercayaan bawahan
menggunakan jadwal ketika merencanakan
tahu nilai mendelegasikan
memastikan staf terlatih.
Proses delegasi yang efektif melibatkan lima tahap:

1) Analisis: memilih tugas-tugas yang manajer dapat dan harus mendelegasikan, berhati-hati dengan jelas mendefinisikan parameter dari tugas sehingga orang yang tepat dapat diidentifikasi. Sebagai prasyarat, manajer harus menganalisis waktu mereka untuk menentukan bagaimana waktu mereka digunakan sesuai dengan daerah atau tugas-tugas yang menjadi tanggung jawab mereka. Sering ditentukan bahwa tidak cukup waktu yang diinvestasikan dalam pada kegiatan-tingkat yang lebih tinggi yang hanya manajer dapat melakukan. Heller menunjukkan bahwa idealnya, 60% dari seminggu manajer harus dihabiskan untuk tingkat tinggi berpikir dan 40% pada detil operasional.

2) Pengangkatan: memilih dan penamaan delegasi. Orang ini harus memiliki kemampuan atau setidaknya potensi melakukan pekerjaan yang sangat kompeten dengan tugas yang diberikan. Selain keterampilan yang diperlukan dan pengetahuan, calon harus menunjukkan rasa percaya diri, inisiatif, dan akuntabilitas. Pilihan harus dibuat oleh manajer secara informasi dan objektif sehingga bias pribadi tidak berdampak negatif terhadap proses.

3) Briefing: mendefinisikan tugas untuk delegasi sehingga tidak ada kebingungan mengenai apa yang dibutuhkan dan diharapkan. Bagian yang paling penting dari proses pengarahan adalah mendefinisikan tujuan keseluruhan jelas dan mendasarkan tujuan pada hasil diperlukan. daerah lain untuk alamat termasuk sumber daya yang diperlukan atau tersedia, jadwal yang diinginkan dan meninjau poin yang sesuai, metode yang tepat dan prosedur untuk maju, dan tingkat delegasi wewenang. Manajer harus memungkinkan untuk komunikasi yang terbuka dan untuk delegasi untuk mengajukan pertanyaan dan mengangkat keprihatinan sehingga kedua pihak merasa puas dengan pengarahan dan ada kesepakatan tentang bagaimana untuk melanjutkan.

4) Pengendalian: memantau kemajuan merupakan langkah penting untuk membantu delegasi menjadi sukses. Telah dikatakan bahwa sistem monitoring yang baik terdiri dari rein cahaya dan tangan yang ketat, yang berarti bahwa keseimbangan harus dicapai antara campur dan mikro-mengelola, dan memberikan delegasi terlalu banyak kebebasan dan fleksibilitas. Keseimbangan ini akan tergantung pada sejumlah faktor, termasuk pengalaman delegasi dan kemampuan serta tujuan manajer untuk proses delegasi. Menggunakan manajemen dengan pengecualian akan memungkinkan masing-masing pihak hanya fokus pada item yang penyimpangan dari rencana. Saat memantau kemajuan delegasi, juga bijaksana bagi manajer untuk mengidentifikasi dan mengawasi daerah-daerah dari tugas yang dia anggap berisiko tinggi. Kedua belah pihak harus fleksibel dan mudah beradaptasi untuk menyesuaikan saja di sepanjang jalan sebagai keadaan mendikte.

5) Appraisal: menilai seberapa baik delegasi dilakukan dan menentukan perubahan apa, di kedua sisi, perlu dilakukan untuk meningkatkan kinerja. Cara yang paling efektif untuk meninjau kinerja staf untuk memberikan delegasi dengan umpan balik yang konstruktif sepanjang jalan dan setelah setiap tugas selesai. Referensi parameter dan tujuan dari tugas, meninjau apa yang baik dan apa yang dapat ditingkatkan. Ingatlah untuk tetap positif dan menghindari menyalahkan, dan memungkinkan delegasi kesempatan untuk mengevaluasi proses dan kinerja sendiri. Jangan pernah mengambil kinerja yang memuaskan dari tugas didelegasikan begitu saja, sehingga mengakui upaya delegasi dan penghargaan delegasi yang telah unggul. Kegagalan untuk mengakui upaya delegasi dan memuji mereka untuk pekerjaan yang dilakukan cenderung melemahkan kepercayaan cepat.

Memahami dan menghargai manfaat dari delegasi yang efektif dapat memberikan banyak manfaat, untuk manajer, delegasi, dan organisasi. Berfokus pada tujuan tugas yang akan didelegasikan, memiliki sikap yang baik tentang proses, dan menjaga komunikasi yang stabil yang mengalir di antara manajer dan delegasi akan membantu memastikan bahwa delegasi berhasil.